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Ab 1988 wurden sämtliche Neuzugänge direkt in einer Datenbank erfasst, und gleichzeitig mit der Nacherfassung der damals bereits vorhandenen Belege begonnen. Diese Nacherfassung wurde 2010 abgeschlossen, und die Metadaten aller Belege des Herbariums ZSS sind elektronisch zugänglich. Der Typstatus wurde in fast allen Fällen kritisch überprüft, aber Auslassungen und Fehlnennungen sind nicht auszuschliessen (Korrekturen / Ergänzungen sind willkommen). Da die Typaufsammlungen vieler Taxa auch in Kultur sind, ist der Typstatus einzelner Belege in vielen Fällen nicht einfach zu beurteilen. Für die Mehrheit der Herbarbogen stehen mittlerweile Digitalphotos zur Verfügung. Das Trockenmaterial und das Alkoholmaterial ist noch nicht fotografiert, auch die Typen nicht. Die oft voluminösen Trocken- und Alkoholbelege lassen sich nicht leicht, oder nicht ohne Beschädigung, fotografieren.
Neben den üblichen Bezeichnungen Holotyp, Isotyp etc. finden sich in den Belegsdaten unseres Herbars auch die beiden folgenden Bezeichnungen:
Ein grosser Teil der sukkulenten Pflanzen befindet sich auf den Anhängen des CITES-Abkommens, und entsprechend sind die Fundortangaben schützenswert. Gleichzeitig betrachten wir auch die Daten zu Sammlernamen und Sammelnummern weitgehend als schützenswert. Entsprechend sind diese Daten im Internet nicht oder nur eingeschränkt einsehbar.